¿Te mudas de oficina? 

Mudarse a una nueva oficina es igual de complejo que una mudanza a una nueva a casa, es necesario embalar grandes muebles, múltiples habitaciones con diferentes objetos y, por lo general, no hay mucho tiempo para hacerlo ya que la empresa no se puede permitir el dejar de prestar servicios por un largo tiempo.

Sin duda, el traslado a una nueva oficina supone mucho trabajo, independientemente de si es una pequeña empresa o una multinacional, por eso desde SIT te queremos dar una lista de requisititos que debes cumplir para mudarte a un nuevo espacio de oficina.

Ya que es un proceso que conlleva mucha planificación, lo recomendable es empezar a organizar la logística de la mudanza en sí con unos 6 meses de antelación.

Revisa el contrato de alquiler actual:

Si el contrato de alquiler de la oficina aún no ha finalizado, deberás tener en cuenta si es posible que pierdas la fianza; también si hay daños en las distintas habitaciones y si hay que hacer reparaciones para dejarlo tal cual lo encontraste.

Elabora un plan de mudanza:

No hay que olvidar todo el tema de instalaciones eléctricas hechas durante tu instancia, además de accesorios, cartelería, logotipos, muebles, etc. No solo se trata de vaciar el lugar, sino también de desmantelar y restaurar todo lo que tenga imperfecciones.

Contrata un seguro de mudanza:

Generalmente las empresas de mudanza profesionales ofrecen cobertura para los traslados, en SIT Spain la cobertura del seguro tomará efecto desde el momento que se inicia el movimiento para la carga de las mercancías aseguradas y finaliza en el momento en que se termine la descarga en el lugar de destino, subsistiendo durante el transporte. Esto incluye mobiliario y enseres de oficina.

Haz un respaldo de documentos importantes:

Ya que habrá mucho movimiento y estrés durante este proceso, una buena idea es hacer una recopilación en línea de todos los documentos necesarios e importante para centralizar toda esa información.

Anuncia la mudanza a tus empleados:

No esperes a último momento para anuncia la mudanza, envía un correo a todos los departamentos de la empresa anunciando el traslado y posteriormente haz reuniones para explicar a las personas cómo será el proceso. La nueva dirección, la fecha de mudanza, el motivo y las fechas claves de todo el proceso que deben conocer.

Comunícales tus expectativas sobre cuándo deben recoger sus cubículos, oficinas o puestos de trabajo, cuándo se desconectan los servicios, etc.

Es posible que algunos empleados soliciten cambios en sus espacios de trabajo o sus necesidades diarias por lo que hay que estar abiertos a escuchar opiniones.

Haz un inventario:

Una vez que tengas estudiado el nuevo espacio de oficina, haz un inventario y registra lo que puedes llevar y lo que no. Es posible que tengas que deshacerte de algunas cosas porque en la nueva oficina no hay espacio o porque hay que actualizar el equipo.

Lleva a cabo una planificación exacta:

¿En qué momento se desconectan los teléfonos? ¿Cuándo hay que despejar escritorios? ¿Cuándo se instala el internet en la nueva oficina? Son detalles que hay que tener en cuenta para no perder días de trabajo. 

Planifica con el departamento de informática la instalación de ordenadores en la nueva ubicación, una de las mayores complicaciones inherentes a la mudanza a un nuevo espacio de oficina es la desconexión y reconexión de toda la tecnología, es un gran trabajo y es fundamental empezar con este proceso cuanto antes.

Notifica el traslado al exterior de la empresa:

Informa a tus socios, clientes, proveedores y a cualquier otra persona con la que tengas relación comercial de que te vas a mudar. Necesitarán saber tu nueva información de contacto y podrían tener preguntas sobre cómo les afectará la mudanza.

Actualiza la dirección:

Actualiza el sitio web de la empresa, las cuentas financieras, las cuentas de las redes sociales, las suscripciones y los listados de empresas (Google, directorios locales, etc.) con la dirección de su nueva oficina.

Realiza los pedidos de cambio de dirección:

Es mejor empezar a actualizar los documentos con tu nueva dirección antes que después, así que haz tus pedidos de nuevas tarjetas de visita, sobres, merchandising, etc. justo cuando sepas tu nueva dirección. Es mucho mejor tener todos los documentos actualizados a mano antes de la mudanza que arriesgarse a pasar días o semanas sin ellos en su nuevo espacio.

Conclusión: 

Mudarse a una nueva oficina es mucho trabajo, pero es probable que lo hagas por una buena razón. Saber que hay un equipo especializado que se encarga de todas las partes en movimiento ayudará a aliviar el estrés y a mantener el rumbo.

En SIT Spain somos especialistas en el Traslado de Oficinas, para esto inicialmente realizamos un estudio personalizado del proceso a llevar a cabo, uno de nuestros comerciales realiza una visita de inspección y así tenemos controlado el servicio en cuanto a materiales necesarios y los medios a utilizar.

Después de aprobado el presupuesto nos encargamos del traslado, la preparación, embalaje y transporte de todo el material junto con los equipos y el mobiliario para luego realizar la descarga, instalación y montaje de los equipos y mobiliario en la nueva oficina, todo esto de la mano de los mejores especialistas y de materiales de calidad que garantizan un servicio óptimo y que sea de total satisfacción para el cliente.

¿Listo para organizar la mudanza de su oficina?