Ignacio Barroso, Sales Mobility manager en Sit Spain
Tecnología aplicada a la gestión de la movilidad, la clave del éxito de Sit Spain
En el mundo actual en el que la toma de decisiones en la empresa tiene que ser cada vez más rápida y eficaz, la gestión de la movilidad internacional y nacional de empleados desde el ámbito de los Recursos Humanos no es una excepción.
Administrar el traslado de empleados a distintas ubicaciones en cualquier lugar del mundo implica el uso de herramientas de software especializado que ayude a los equipos de Recursos Humanos a la toma de decisiones y a ponerlas en práctica en el menor tiempo posible y gestionando los costos asociados.
Conscientes de las necesidades de los departamentos de Recursos Humanos, en Sit Spain empresa número uno en España de mudanzas, servicios migratorios, relocation y museografía, implantamos hace años un software que da respuesta y solución a todas las necesidades tanto del cliente final (desplazado y familia), la empresa (Recursos Humanos) y a nuestros coordinadores de servicios.
La perfecta integración de las tres partes por medio de nuestra herramienta informática, desde el inicio de la asignación hasta la finalización de la misma no solo ayuda al control y la perfecta ejecución de los servicios necesarios, sino que ayuda al control de gastos, acota los tiempos necesarios y mantiene informadas en tiempo real a todas las partes.
Información actualizada El departamento de RRHH tendrá en todo momento acceso a la información actualizada de la ubicación de sus empleados y familiares, en qué estado migratorio se encuentran con alarmas para fechas de renovaciones, comunicaciones a la Seguridad Social, en qué estado se encuentra su mudanza, fechas y alarmas con relación al contrato de alquiler de la vivienda en la ubicación de destino, entre otras.
Nuestra experiencia con los departamentos de RRHH con los que colaboramos nos confirma la importancia creciente que otorgan a disponer al instante de toda la información actualizada, y basada en un software know-how de movilidad internacional digitalizado, para la toma de decisiones muchas veces cruciales en sus negocios.
Nuestro departamento informático adapta en cada caso nuestra herramienta informática a las necesidades de cada empresa, haciendo un traje a la medida del departamento de RRHH, tanto en la central como en empresas filiales, si así es requerido, y con todas las especificaciones que se demanden: tipo de asignación internacional, tiempo de duración, nivel profesional, país, estudios…
Entre otras funciones nuestro sistema permite:
- Realizar el seguimiento de las asignaciones de empleados y sus familias en sus distintas ubicaciones, con detalles de fechas, roles, responsabilidades…
- Gestión de visas y permisos de trabajo con los requisitos correspondientes.
- Almacenar y gestionar de forma segura documentos importantes como pasaportes, contratos de trabajo, contratos de alquiler de vivienda, declaraciones de impuestos…
- Garantizar el cumplimiento con las leyes y regulaciones laborales internacionales.
- A través de nuestra herramienta informática se puede llevar la comunicación efectiva entre los empleados expatriados y el equipo de RRHH.
- Adaptabilidad a integraciones con software de terceros y adaptativo a diferentes dispositivos tales como la tablet, dispositivos móviles…
- Informes y análisis con todos los indicadores clave sobre el rendimiento de las asignaciones (costes, ubicaciones, tiempos, seguridad…), que podemos confeccionar a medida.
Información necesaria Desde el punto de vista del usuario final, el desplazado, y basados en la política marcada en cada caso por RRHH, nuestra herramienta se inicia con un cuestionario de bienvenida al usuario con preguntas relativas a su desplazamiento para que se le puedan dar recomendaciones (tiempos de desplazamiento a la oficina, tipos de transporte, distintas zonas de la ciudad recomendadas para vivir, colegios, hospitales, ocio…).
El desplazado tendrá únicamente acceso a su propio caso para lo que se le facilitarán claves de acceso y, dependiendo de los servicios que estuvieran aprobados por RRHH, accedería online y en tiempo real a conectarse con nuestro sistema en el que podrá comprobar: su documentación particular y en qué estado se encuentran sus servicios (si es una mudanza: fecha de recogida, seguro, inventario de enseres, tránsito de la misma, fecha de entrega…; para servicios migratorios: visados, permisos de trabajo, fechas de expiración, posibles citas para renovación …; para servicios de relocation: contrato de alquiler de vivienda, citas concertadas para ver viviendas, colegios para sus hijos, cursos de adaptación cultural, alta en suministros…).
Todo ello estando en contacto directo con nuestros coordinadores que entregarán los servicios contratados en cada caso y que reportarán a RRHH. Por supuesto, la arquitectura tecnológica de nuestra herramienta ofrece total seguridad, con encriptación en los protocolos, claves privadas para accesos a la administración del sistema y aplicación a la normativa legal con el tratamiento de datos personales.
En resumen, desde Sit Spain recomendamos a los departamentos de RRHH el uso de un software hecho a medida en cada caso, que permita gestionar de manera eficaz y estructurada los procesos relacionados con la movilidad internacional garantizando el cumplimiento y la eficiencia y siendo una experiencia positiva tanto para el desplazado como para la organización en general.
